どうする！？経費のレシート保管

こんにちは。事務の伊藤です。

レシートってお店の個性が出て可愛いですよね！

画像のレシートはライブ会場でライブグッズを買った際に受け取ったもの。ツアーロゴが印刷されていて、ただのレシートなのに大切に保管しています。

 

ドライバーの皆さんは確定申告の準備で、今頃はレシートとにらめっこをしているところでしょうか…。

ガソリン代や車両の維持費など…毎日溜まっていくレシートの山に「いつまで取っておけばいいの？」とウンザリしているかもしれません。

 

実は法律（電子帳簿保存法）が変わり、一定のルールを守れば、紙のレシートはスキャンしてすぐに捨てられるようになりました。

今回は、忙しいドライバーの皆さんでも今日からできる「一番ラクなレシート管理術」を勉強したので共有します！

 

1. 紙を捨てるための「魔法の紙」を1枚用意する

まずは準備です。パソコンでの保存を認めてもらうために、「事務処理規定」という書類を1枚用意しましょう。 これは「勝手にデータを改ざんしません」という自分へのルールのこと。国税庁のホームページ（https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm）から個人事業主用のサンプル（１番下のリンク！）をダウンロードして、自分の名前を書き、パソコンに保存（または印刷）しておくだけでOK。

実は、Amazonやスマホ代の明細といった「最初からデータで届くもの」は、法律でデータのまま保存することが義務付けられています。そのデータを正しく保存するために、この「事務処理規程」が必要！

１度準備してしまえば、ずっと使えるのでぜひやってみてください！

 

2. 「売上5,000万円以下」なら管理が劇的にラク！

前々年の売上が5,000万円以下の場合、実は「緩和措置」という最強のルールが使えます。

本来、データ保存には「日付・金額・店名」で検索できるようにファイル名を変える義務がありますが、売上5,000万円以下なら「月ごとにまとめてスキャンして保存」するだけでもOKとされています（※税務調査時にすぐ提示できることが条件）。

これなら、1枚ずつファイル名を打ち込む手間が省け、スキャナーでガサッと読み込むだけで終わります！

 

3. 注意！「去年の分」は今すぐ捨てちゃダメ

「よし、去年の分も全部スキャンして捨てよう！」と思った方、ちょっと待ってください！ 紙を捨てていいのは、原則としてレシートを受け取ってから約2ヶ月以内にスキャンしたものだけです。

去年の分： すでに期限が過ぎているので、スキャンしても「紙の原本」を7年間取っておく必要があります。A4用紙に貼るか、月ごとに封筒に入れて押し入れに保管しましょう。

今年の分： 今からスキャンを始めれば、2ヶ月経ったものから順次捨てていけます。

 

4. おすすめの運用ルーティン

現場で一番おすすめなのは、「スマホとパソコンの合わせ技」です。

スマホアプリで撮る： 財布にレシートが溜まったら、無料のスキャンアプリ（Adobe Scanなど）でパシャリ。

パソコンに保存： 月に一度、そのデータをパソコンの「2025年○月分」フォルダへ移動。

紙を捨てる： スキャンが終わったら、そのレシートはゴミ箱へ！

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まとめ

「事務処理規定」を1枚用意し、2ヶ月以内にスキャンする。これだけで、確定申告前の「レシート整理地獄」から解放されます。

経費計算の際、データを見て計算するのが得意な方、紙のレシートを見て計算するのが得意な方それぞれだと思いますが、自分のやりやすい方法を見つけてくださいね！

私は紙のレシートを見て計算したい派なので、「２ヶ月以内に帳簿をつけて、スキャンしてから捨てる！」という流れで、綺麗な机を目指します！！